प्रत्येक सामग्री घटक मेटा डेटा, स्रोत और वैधता दिनांक के साथ है। कुछ घटकों के लिए वैधता दिनांक का ज्ञात नहीं रहती है, अर्थात सामग्री को सर्वकालिक कहा गया है। इस परिदृश्य के तहत, वैधता दिनांक पांच वर्ष होनी चाहिए। किसी भी परिस्थिति में, किसी भी सामग्री को वैधता दिनांक के बाद वेबसाइट पर प्रदर्शित नहीं किया जाना है।
घटनाओं, निविदाओं जैसे कुछ घटकों के लिए, वेबसाइट पर केवल वही लाइव सामग्री दिखाई जाती है जिसकी वैधता तिथि वर्तमान तिथि के बाद है। अन्य घटकों जैसे दस्तावेजों, योजनाओं, सेवाओं, प्रपत्रों, वेबसाइटों और संपर्क निर्देशिका के लिए सामग्री समीक्षा नीति के अनुसार इसकी समय पर समीक्षा करने की आवश्यकता है।
योगदान की गई सामग्री की सूची सामग्री योगदानकर्ता को वैधता दिनांक से दो सप्ताह पहले सामग्री को फिर से सत्यापित करने और यदि आवश्यक हो तो वैधता दिनांक को संशोधित करने के लिए भेजी जाती है। कोई प्रतिक्रिया नहीं होने की स्थिति में, वैधता दिनांक से एक सप्ताह पहले एक अनुस्मारक भेजा जाता है और अतः सामग्री को संग्रहीत किया जाता है और आगे वेबसाइट पर प्रकाशित नहीं किया जाता है।
समाप्त हो चुकी सामग्री की पुनर्प्राप्ति के लिए, सामग्री को संग्रहित करने की आवश्यकता है। बंद की गई निविदाओं, घटनाओं, नवीनतम समाचारों और संपर्क निर्देशिका को समाप्त किया जाना चाहिए। वेबसाइट पर सामग्री तत्व की अलग-अलग प्रवेश / बहिर्गमन नीति तथा अभिलेखीय नीति है जैसा कि नीचे सूचीबद्ध है:-
तालिका- (सामग्री अभिलेखीय नीति)
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क्र.सं. |
सामग्री तत्व |
प्रवेश नीति |
बाहर निकलें नीति |
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1 |
करियर |
जैसे ही अपनी प्रासंगिकता खो देता है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तारीख से निरंतर (5 वर्ष)। |
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2 |
वार्षिक रिपोर्ट |
यदि वार्षिक रिपोर्ट पिछले वर्ष या अतीत की है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तिथि से सदा (10 वर्ष)। |
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3 |
कार्यक्रम |
जैसे ही अपनी प्रासंगिकता खो देता है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तारीख से निरंतर (5 वर्ष)। |
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4 |
निविदाएँ
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जैसे ही यह प्रासंगिकता खो देता है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तिथि से सदा (5 वर्ष)। |
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5 |
पेपर प्रकाशित
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जैसे ही यह प्रासंगिकता खो देता है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तिथि से सदा (5 वर्ष)। |
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6 |
समाचार पत्र
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जैसे ही यह प्रासंगिकता खो देता है। |
अभिलेखीय में प्रवेश की तिथि से सदा (5 वर्ष)। |